Proiectele de Business Intelligence sunt din ce în ce mai populare în rândul companiilor, indiferent de industria în care acestea activează. Deși adoptarea tehnologiei moderne oferă organizațiilor multiple avataje într-o piață tot mai competitivă, procesul de inovare este deseori foarte complicat. Din acest motiv, companiile trebuie să acorde un interes sporit etapei de planificare.

Pentru a înțelege în profunzime ce implică un proiect de BI, este necesară o planificare foarte bine structurată înainte de a începe crearea de scheme, calcule și rapoarte. În ciuda faptului că aceasta este o etapă foarte importantă, multe companii tind să o treacă cu vederea, începând direct construirea soluției, fără a ști exact dacă KPIi aleși sunt cu adevărat relevanți. Pentru a se asigura că instrumentul ales răspunde nevoilor de business ale organizației din care fac parte, factorii de decizie ar trebui întotdeauna să ia în considerare alegerea unei soluții customizate. Pe lângă acest aspect, iată alte lucruri importante de care trebuie să ții cont atunci când planifici implementarea unui proiect de Business Intelligence:

Identificarea obiectivelor și entităților implicate în proiect

Primul pas în pregătirea unui proiect de Business Intelligence este identificarea obiectivelor ce trebuiesc îndeplinite, dar și a celor care sponsorizează această inițiativă – iar aici ne referim la persoanele cu rol decizional. Suportul echipelor executive este esențial și proiectul va fi unul de succes numai dacă așteptările acestora sunt stabilite înca din etapa de planificare.

În plus, începând procesul de planificare având obiectivele finale stabilite în mod clar, cei implicați în proiect vor fi mai dispuși să susțină investiția. Fiecare membru al executivului deține informații exacte și relevante despre departamentul din care face parte. Deoarece încă de la început așteptările sunt stabilite în colaborare cu echipa de IT, aceștia din urmă vor putea trasa un plan de acțiune care să ducă la elaborarea celei mai potrivite soluții de Business Intelligence.

Alocarea de resurse în etapa de planificare

Mulți factori de decizie își doresc să implementeze soluții de BI pe care să le poată configura singuri, fără suportul departamentului de IT. Totuși, în stadiul inițial, rolul echipei de IT este esențial și nu ar trebui neglijat. De ce? Pentru că chiar și implementarea celei mai ușor de utilizat soluții BI de tip self-service necesită expertiză când vine vorba de gestionarea datelor, iar această sarcină este una exclusiv dedicată echipei de IT.

De asemenea, instrumentele de Business Intelligence nu sunt dedicate exclusiv echipei executive. Principalul obiectiv al unei implementări este acela de a conecta cât mai mulți factori decizionali din aceeași companie, oferindu-le acces la același set de date, pe care aceștia le pot transforma în informații valoroase. Pentru a atinge acest obiectiv, companiile trebuie să aloce resurse și să creeze echipe multi-funcționale care se vor ocupa de definirea strategiei.

Stabilirea metricelor

Pentru a evalua performanța, companiile folosesc de obicei metrice numite „indicatori de performanță” (sau KPI), foarte relevanți pentru a masura variațiile înregistrate, și deci foarte importanți în etapa de planificare. Indicatorii aleși trebuie să se alinieze cu obiectivele de business deja stabilite. Un lucru important de luat în considerare este însă faptul că metricele se pot schimba în timp, de aceea este necesară revizuirea constantă a acestora.

În plus, fiecare departament din companie care va beneficia de soluțiile de BI are proprii indicatori, deoarece aceștia sunt unici și depind de anumite activități. Este crucial să stabilești încă de la început cum obiectivele de business pot fi evaluate cu ajutorul unui instrument de BI.

Identificarea surselor de date

Sursele folosite pentru colectarea datelor trebuiesc stabilite încă din stadiul inițial al proiectului. Pentru o analiză complexă, compania ar trebui să culeagă informații din diverse surse, cum ar fi sisteme CRM, sisteme de automatizare ale departamentului de marketing, email-uri, sau chiar fișiere Excel.

În aplicațiile folosite intern, datele sunt cel mai probabil bine structurate, însă cu siguranță folosești în compania ta și date nestructurate, din surse precum rețele de socializare, website sau comunități online. Acestea pot reprezenta informații valoroase pentru factorii de decizie, deci este important să le incluzi în analize. Din fericire, soluțiile de BI personalizate pot centraliza surse diverse, pentru a oferi utilizatorilor informații și predicții precise.

Trierea datelor

Analizarea datelor irelevante este unul din principalele motive din cauza cărora proiectele de BI întârzie să livreze rezultate. Organizațiile ar trebui să anticipeze problemele ce provin din calitatea datelor și să se ocupe de „curățarea” acestora, înainte de începerea implementării. Pentru a evita erorile repetate, echipele de IT pot analiza sursele de date pentru a stabili calitatea, iar acest lucru va duce la filtrarea informațiilor, înainte de a fi transferate într-o bază de date multidimensională.

Testarea și evaluarea

Întreagă arhitectură de BI trebuie să poată susține și gestiona date în timp real, la un nivel accesibil de cheltuieli. Uneori, deși planificarea se desfășoară cu succes, pot fi identificate probleme în etapa de testare, atunci când vine vorba de rata de adopție sau comportamentul utilizatorilor. În această situație, este recomandat să începi prin folosirea instrumentelor cu care angajații companiei sunt deja obișnuiți.

De asemenea, atunci când rapoartele de BI nu livrează informațiile necesare procesului decizional, faza de testare va identifica și rezolva absența acestora, adăugând susrse suplimentare, necesare unei analize mai complexe.
Când vine vorba de evaluare, procesul include calcularea investițiilor obținute în urma implementării soluției de BI. Pentru a face asta, echipele implicate în procesul de implementare ar trebui să identifice diferențele dintre vechile intrumente folosite și cele noi, pentru a sublinia beneficiile.

Planificarea unui proiect de Business Intelligence este complicată și necesită atenție și răbdare sporită. Totuși, ținând cont de etapele descrise mai sus, orice companie poate adopta și utiliza o soluție de BI, în mod eficient. Mai mult, organizaiile pot opta pentru instrumente BI de tip self-service, customizate pentru a răspunde unor anumite nevoi de business. Acest lucru oferă utilizatorilor posibilitatea de a crea analize complexe și rapoarte interactive, fără ajutor specializat din partea echipelor de IT.