Instrumente software esențiale pentru lucrul la distanță

Scroll for more

Având în vedere situația provocată de pandemie, ce a determinat oficialii din domeniul sănătății să recomande măsurile de distanțare socială ca fiind cea mai bună modalitate de a preveni răspândirea COVID-19, companiile din întreaga lume au început tranziția de la modul tradițional de lucru la munca la distanță. Iar dacă, în urmă cu câțiva ani, aceasta era o simplă opțiune pe care anumite companii o ofereau angajaților lor, în 2020 a devenit o modalitate de supraviețuire pentru afaceri din toate sectoarele.

Odată cu creșterea cerințelor din partea a milioane de oameni, tehnologia a venit în ajutor, permițând aproape tuturor, cu excepția poate a lucrătorilor esențiali, să indeplinească aceleași sarcini, indiferent de locația unde se află. Nu există nicio îndoială că munca de acasă (sau de la distanță) a devenit populară din cauza pandemiei de COVID, dar cu siguranță va rămâne modul de lucru al multor companii și în viitor. De aceea trebuie să fii la curent cu cele mai utilizate soluții software, care pot ajuta companiile să-și mențină angajații în siguranță și să aibă rezultate pozitive în ceea ce privește productivitatea și nivelul de satisfacție.

Implementarea instrumentelor potrivite pentru cei care lucrează de la distanță poate schimba ritmul de creștere a afacerii tale, iar alegerea celor mai bune soluții nu a fost niciodată mai ușoară, deoarece piața dezvoltării de software a crescut foarte mult de la începutul anului 2020. Cu toate acestea, trebuie să ai în vedere că echipele au devenit mai agile, iar munca lor necesită mai multă flexibilitate decât oricând.

Concepute pentru a vă ajuta cu orice sarcină de business, de la comunicare la managementul proiectelor, partajarea datelor și gestionarea fluxului de lucru, iată câteva dintre cele mai relevante categorii de aplicații pe care trebuie să le utilizezi pentru a îmbunătăți eficiența lucrului de la distanță.

Soluții de video conferință

Probabil cel mai popular instrument pe care trebuie să-l folosești pentru lucrul remote este o soluție de videoconferință. Acest tip de software, bazat pe tehnologia RTC (real time communication), a facilitat înlocuirea interacțiunile față în față, atât nivel profesional cât și personal, în timpul pandemiei. Posibilitatea de a muta activitatea în mediul virtual a fost un adevărat colac de salvare pentru organizații, odată ce autoritățile au recomandat limitarea interacțiunilor în persoană, pentru a preveni răspândirea virusului.

Astfel, cele mai multe întâlniri, evenimente corporate și chiar evenimente de business s-au mutat online. Și, deoarece cultura unei companii este adesea construită pe baza interacțiunilor și activităților față în față, instrumentele de videoconferință au fost folosite chiar și pentru team building sau întâlniri de tip “happy hour”. La nivel profesional, pe lângă faptul că permit membrilor echipei să participe folosind orice dispozitiv și din orice locație, instrumentele de videoconferință previn comunicarea ineficientă, sporesc implicarea angajaților, oferind o abordare mai personală în comparație cu tradiționalele e-mailuri.

În consecință, tehnologia RTC a fost de o importanță crucială în ultima perioadă. Aplicațiile nu numai că întăresc conexiunile dintre oameni, dar fac și întâlnirile de afaceri mai eficiente. Potrivit unui studiu recent, piața globală a softului de videoconferință valora 3,85 miliarde USD în 2019. Până în 2027, valoarea acesteia va crește cu 9,9%, ceea ce reprezintă o oportunitate atât pentru companiile de dezvoltare de software, cât și pentru utilizatorii finali (întreprinderi sau persoane fizice).

Instrumentele de project management

Instrumentele de project management și de măsurare a productivității sunt o necesitate pentru companiile ai căror angajați lucrează de la distanță, chiar dacă statisticile arată că această nouă paradigmă a dus la o creștere a productivității. Totuși, teamleaderii nu trebuie să se bazeze pe acest lucru, ci să se asigure că au totul sub control, pentru a preveni blocajele în evoluția proiectelor.

Managerii ar trebui să fie conștienți de faptul că munca de acasă vine cu o serie de provocări și distrageri pentru angajați. Desigur, micro-managementul nu este niciodată o idee bună, dar este important să ții evidența activității fiecărui membru al echipei, motiv pentru care instrumentele de project management sunt esențiale. Ele te ajută să construiești un timeline pentru fiecare proiect, să configurezi și să coordonezi fluxuri de lucru complexe, să atribui roluri și sarcini fiecărei persoane sau chiar să lansezi discuții pe anumite subiecte.

Aplicații de chat

Aplicațiile de online chat reprezintă un plus de valoare la standardele de colaborare în companii din toate sectoarele. Adesea privite ca e-mailuri interne, ele facilitează interacțiunea dintre oamenii care lucrează în aceeași companie, echipă sau proiect. Comunicarea internă a fost eficientizată odată ce instrumentele de chat au devenit populare, oferind oricui acces rapid la informații de la colegi, pe subiecte care nu necesită efortul organizării unei întâlniri virtuale sau în persoană.

Deoarece multi angajați au lucrat de acasă in ultima perioada, aceste aplicații au fost foarte utile. Oamenii pot vorbi între ei în timp real, pot obține sprijinul de care au nevoie de la colegi pentru a-și îndeplini sarcinile, având în același timp sentimentul că fac parte dintr-o entitate și nu lucrează de unii singuri. Pe lângă angajații care lucrează de acasă, aplicațiile de chat sunt, de asemenea, o alegere excelentă pentru echipele ale căror sarcini implică activități pe teren, cum ar fi agenții de vânzări sau echipele de asistență, a căror muncă înseamnă vizitarea mai multor locații într-o singură zi, deoarece mențin echipele conectate și informate.

Dar aplicațiile de chat nu sunt ideale doar pentru echipele care lucrează de la distanță, ele sunt esențiale și în modul de lucru tradițional, în special pentru companiile mai mari. Imaginează-ți că trebuie să pleci de la birou, să urci câteva etaje și să ajungi la un coleg dintr-un alt departament, doar pentru a afla răspunsul la o întrebare simplă! Chat-urile interne vor economisi timp și, de asemenea, vor împiedica întreruperile frecvente care pot afecta productivitatea zilnică.

Instrumente de stocare a datelor

Când investești în infrastructura care să sprijine lucrul de la distanță, asigură-te că acorzi impotranța cuvenită pentru stocarea de date. Aceasta este probabil zona unde pot apărea cele mai multe probleme, astfel încât instrumentele pe care le alegi trebuie să fie la înălțimea așteptărilor companiei.

Este important ca angajații să aibă acces la aceleași date, să aibă un spațiu unde știu că pot găsi orice informație de care au nevoie și, de asemenea, să poată împărtăși informațiile cu restul colegilor, în timp util și fară amenințări ale securității datelor. De aceea, securitatea este principalul test pe care trebuie să îl treacă aplicațiile de stocare, mai ales în contextul în care atacurile cibernetice asupra companiilor au devenit mai frecvente de la începutul pandemiei. Pe lângă aceasta, alte caracteristici relevante sunt viteza, spațiul de stocare și flexibilitatea, iar soluțiile Cloud par a fi alegerea ideală.

Implementarea unui mod de lucru remote eficient și crearea unei infrastructuri performante care să susțină activitatea la distanță pot fi sarcini dificile pentru organizații. Cu toate acestea, există instrumente care sunt ușor de utilizat și nu necesită investiții software sau hardware, așa că merită încercarea. Alege soluțiile care permit abonarea la o versiune gratuită, de probă, testează o perioadă, apoi poți decide ce instrument software se potrivește cel mai bine nevoilor companiei tale.