Cum pot companiile să depășească obstacolele întâmpinate în drumul spre digitalizare

Criza generată de pandemia Covid-19 a determinat companiile, indiferent de domeniul de activitate, să accelereze procesul de digitalizare. Pentru organizațiile mari, care deja aveau o infrastructură bine pusă la punct, schimbările necesare continuării activității nu au ridicat, în general, probleme majore. Totuși, companiile mici și mijlocii care nu dispun de aceleași resurse, au fost oarecum nepregătite pentru contextual actual. Așadar, fiind nevoite să actionize rapid pentru a ține pasul cu restricțiile impuse de evoluția pandemiei, acestea au întâmpinat bariere firești în procesul de digitalizare.

Așadar, impactul crizei COVID a fost resimțit de către companiile mici și mijlocii proporțional cu capabilitatile acestora de a demara procesul de digitalizare. Iată care sunt soluțiile ce pot ajuta IMM-urile să depășească unele din cele mai importante obstacole în calea digitalizării.

Cum acoperim costurile digitalizării?

29% din companiile participante la studiu au afirmat că problema principală în procesul de digitalizare o reprezintă costurile.

Automatizarea proceselor interne prin digitalizare, atât de necesară în ultimele luni, implică, pentru unele organizații, costuri ce nu au fost inițial prevăzute în bugetul anual. Din fericire, Microsoft, Amazon sau Google, pun la dispoziție soluții în Cloud a căror utilizare nu presupune cheltuieli majore, deoarece nu implică investiții în achiziționarea de echipamente hardware și licențe software. O alta opțiune de reducere a costurilor pentru întreprinderile mici și mijlocii este aceea de a apela la furnizori locali de hosting. Astfel, sumele alocate pentru folosirea platformelor sunt costuri lunare abordabile, iar utilizatorii beneficiază de condiții excelente pentru securitatea și siguranța datelor.

Tot în schimbul unui cost lunar (abonament), există și platforme online ce orfera servicii de tip ERP, CRM, SFA și altele. Daca însă modelul de business nu permite utilizarea sau integrarea acestora cu sistemele deja existente în companie, este recomandată achiziționarea unor soluții software personalizate, cu opțiunea de a acoperi costurile prin fonduri nerambursabile sau credite pe termen lung.

Un aspect important ce trebuie avut în vedere este planificarea investițiilor inițiale: costurile echipamentelor profesionale de comunicații și securitate, ce trebuie să fie instalate la sediul companiei. Aceste costuri sunt însă modeste și nu trebuie să reprezinte un impediment, deoarece beneficiile ulterioare vor fi majore.

Cum alegem tehnologiile potrivite?

În alegerea soluțiilor de tip enterprise sunt importante funcționalitățile pe care aceasta le oferă, dar la fel de importantă este și tehnologia pe baza căreia a fost construită soluția.

În primul rând, tehnologiile alese trebuie să fie unele moderne, ce permit modificarea soluției odată cu evoluția companiei. Deoarece modelul de business trebuie adaptat continuu la condițiile economice în permanentă schimbare, este recomandat ca aplicațiile să fie flexibile și să permită adăugarea de noi funcționalități sau extinderea celor existente, fară rescriere.

În plus, este nevoie că soluția să fie scalabila, motiv pentru care sunt recomandate aplicațiile în Cloud, al căror beneficiu major este flexibilitatea. Așadar, în alegerea soluției Cloud, trebuie să primeze disponibilitatea furnizorului de a oferi consultanță în identificarea celor mai bune configurații hardware și software, plus asistență și suport tehnic ulterior. De aceea, este preferabil ca furnizorul de servicii să aibă prezență locală, prin reprezentanță sau prin parteneri.

În cazul în care se optează pentru o soluție de hosting local, trebuie acordată deosebită atenție serviciilor de siguranță și securitate a datelor și a comunicațiilor. În plus, pentru resursele oferite trebuie să existe posibilitatea de scalare. În mod normal, soluțiile software de tip enterprise trebuie să răspundă în primul rând nevoilor de business, dar și să fie ușor de folosit de către utilizatori. Dacă organizația alege să folosească platforme diferite, de tip SFA sau ERP, de la furnizori diferiți, este important să se ia în calcul posibilitatea de integrare a acestora, iar transferul de informații intre ele să fie 100% automatizat, pentru a elimina erorile de orice fel.

Așadar, cea mai bună alegere pentru companii, indiferent de profilul acestora, o reprezintă soluțiile software în Cloud, cu design simplu și modern, salabile, cu posibilități de lucru online și offline, accesibile pe orice dispozitiv, configurabile conform nevoilor de business actuale sau potențiale și cu funcții de analiză a datelor și de generare a previziunilor.

Cum ne asigurăm că implementarea noilor tehnologii, integrarea cu sistemele deja existente și înlocuirea vechilor tehnologii se face în mod eficient și fară erori?

Pentru a face tranziția către tehnologii noi, de actualitate, este foarte importantă etapa inițială: cartografierea proceselor de business curente, analiza și revizuirea lor. Deseori, se poate observa unele din acestea sunt prea costisitoare din cauza resurselor consumate, în raport cu beneficiile pe care le aduc. Așadar, este nevoie de identificarea celor mai potrivite soluții software. Acest proces este iterativ, deoarece noile soluții vor aduce și posibilități noi de lucru, astfel încât unele procese vor fi eliminate, iar altele vor fi adăugate în modul de lucru al companiei. Pe lângă informatizare, unul din efectele digitalizării este și modernizarea proceselor și a afacerii în sine.

După stabilirea soluțiilor enterprise potrivite, este recomandat că implementarea acestora și migrarea datelor din tool-urile anterioare să fie făcute cu ajutorul unui furnizor extern de servicii (consultant). Astfel, va fi câștigat timp și vor fi economisiți bani.

Pregătirea personalului pentru utilizarea noilor soluții

În succesul procesului de digitalizare, un rol important îl joacă instruirea angajaților (utilizatorilor) pentru a îi familiariza pe aceștia cu noile tehnologii adoptate. Dacă alegerile cu privire la tehnologii și la opțiunea de implementare sau integrare a noilor soluții sunt bine făcute, utilizatorilor le va fi ușor să se acomodeze cu noile instrumente digitale. Totuși, ideal ar fi ca, pe lângă achiziționarea soluțiilor software, compania să se asigure că furnizorul oferă și instruire pentru personal. Training-urile specializate vor preveni frustrările angajaților vis-à-vis de trecerea la un mod de lucru nou, asigurând totodată că eficiența maximă este atinsă în cel mai scurt timp.

De ce trebuie să ținem cont în alegerea partenerului potrivit pentru servicii software?

Transformarea digitală a propriului business reprezintă un proiect în sine. Din acest motiv, este recomandată alegerea unui partener care poate oferi suport din etapele inițiale, până la finalizarea procesului și chiar și după, prin servicii de mentenanță și suport. Într-o primă fază, susținerea oferită de furnizorul de tehnologie se referă la identificarea nevoilor de business, la revizuirea acestora, apoi la selectarea și achiziția celor mai bune soluții tehnice. Ulterior, este nevoie de implementarea soluției, migrarea datelor, instruirea personalului și, nu în ultimul rand, consiliere, asistență tehnica și suport ulterior, pe tot parcursul utilizării soluțiilor software.

Un factor determinant în alegerea furnizorlui de servicii software îl reprezintă experiența anterioară în proiecte similare, eventual pentru clienți din aceeași zonă de activitate. În plus, contează și numărul și diversitatea personalului disponibil pentru un astfel de proiect. Din moment ce tehnologiile cele mai potrivite au fost deja alese, este important ca furnizorul să fie la curent cu ultimele noutăți apărute în tehnologiile respective și, nu în ultimul rand, să aibă o cultură organizațională orientată spre satisfacerea nevoilor clientului.

În acest moment, procesul de transformare digitală este unul ce are loc la nivel global. Deși unele schimbări erau necesare de mult timp, implementarea acestora a fost amânată, iar pandemia nu a făcut decât să urgenteze acest proces. Astfel, noile tehnologii s-au dovedit aplicabile și foarte utile pentru mai toate industriile, domeniile de activitate și modelele de afaceri. Digitalizarea este necesară și, din fericire, este la îndemăna noastră, a tuturor.