Ți-am arătat deja că o soluție de Business Intelligence contribuie la rezolvarea multor situații critice pentru o companie care urmărește dezvoltarea. Probabil ești interesat să vezi ce oferte sunt pe piață. Dar cum alegi dezvoltatorul potrivit? Care sunt cerințele pe care trebuie să le urmărești? Hai să vedem.

Procesul de evaluare a ofertelor și dezvoltatorilor de pe piață merită toată atenția, pentru că poate influența nu numai costurile și resursele alocate pentru implementare și adopția tool-urilor de echipă, ci și succesul utilizării unei platforme de BI la potențialul maxim.

Pentru multe companii, de la cele globale la cele antreprenoriale, rezultatele oferite de o soluție de BI pot influența major anumite decizii strategice sau tactice, inovațiile de produs sau creșterea productivității generale sau la nivel interdepartamental. De ce? Pentru că volumul de date generat în fiecare zi este imens și doar o platformă de BI are capacitatea de a transforma datele brute în informație valoroasă, cu impact în decizii strategice, operaționale sau de marketing.

Cheia este să găsești acea soluție de BI care acoperă cât mai bine nevoile companiei și care poate rezolva cele mai dificile provocări, fără a reprezenta un stres suplimentar pentru membrii echipei. În acest sens, este esențial să înțelegi care sunt cerințele pentru un proiect de Business Intelligence și ce pași poți urma în procesul de selecție a unei platforme potrivite.

Ai nevoie de răspunsuri pentru multe zone de influență în procesul de implementare a unor instrumente de BI: obiectivele business-ului și tehnologia necesară pentru a le atinge, opțiunile de inclus în noua platformă, capacitatea de personalizare, costuri, training-ul utilizatorilor din companie etc.

Am identificat principalele elemente care te vor ghida în procesul de evaluare și selecție a platformei BI potrivite pentru specificul companiei tale.

Care sunt nevoile companiei

Experiența ne-a arătat că unul dintre motivele principale pentru care o soluție de BI eșuează este lipsa unei definiri complete a cerințelor de bază și adiacente, din partea companiei care o va utiliza.

Odată stabilită necesitatea achiziționării unei platforme de Business Intelligence, pașii imediat următori includ clarificarea obiectivelor de utilizare cu toate departamentele care vor beneficia de această dezvoltare.

Trebuie să înțelegi nevoile companiei tale, obiectivele ei, provocările zilnice și pe termen lung. De la această bază pot fi identificate cele mai presante probleme care ar putea fi rezolvate de BI, care sunt caracteristicile obligatorii pentru noua platformă și cele de dorit, dar nu esențiale. La acest proces trebuie să participe persoanele responsabile din toate departamentele influențate de o soluție de BI, de la Management și Financiar la Marketing, Vânzări și IT.

Cu o listă cât mai complexă de obiective și caracteristici, poate fi creat pas cu pas un plan de implementare, care să includă de la obiectivele și indicatorii de ROI care trebuie monitorizați, până la persoanele responsabile de fiecare etapă a proiectului.

Înainte de a analiza opțiunile din piață, este bine să obții răspunsuri inclusiv pentru întrebările de mai jos:

  • Care este echipa responsabilă de proiect la nivel intern?
  • Care este bugetul disponibil pentru platformă și implementarea ei?
  • Care sunt persoanele calificate din echipă care pot gestiona efectiv implementarea tehnică a soluției de BI?
  • Cum se face accesul la date de către membrii echipei: se trimit pe mail, se accesează o platformă prin user și parolă?

Înțelege tehnologia

Echipa a identificat cerințele, ai o listă bună de unde poți începe, acum este util să înțelegi ce soluție de Business Intelligence ar putea acoperi cât mai multe dintre nevoile companiei. Este necesar să cunoști opțiunile tehnice disponibile pe piață. Nu este un proces în care trebuie să evaluezi profesionist baze de date sau instrumente tech specializate, ci mai degrabă unul în care înțelegi tehnologia existentă și vezi ce ar putea răspunde cel mai bine solicitărilor voastre.

Soluțiile de BI pot avea versiuni diverse, de la cele enterprise, complexe, la unele self-service, mai ușor de adoptat și utilizat. În funcție de provocările organizației tale, este util să afli răspunsuri pentru o serie de întrebări care pot indica în final tehnologia potrivită pentru business-ul tău:

  • Ai nevoie de date colectate și distribuite în timp real?
  • Nevoile companiei tale țin mai mult de zona tactică? În această situație ți s-ar potrivi mai degrabă un software creat pentru a monitoriza schimbările curente și pentru a identifica noi oportunități.
  • Te-ar ajuta mai degrabă un soft de investigare, care să efectueze corelații între date și să te ajute să descoperi noi trenduri?
  • Capacitatea de a accesa și utiliza istoricul datelor este celor mai important beneficiu pentru nevoile companiei?

De asemenea, o bună practică este să notezi câteva întrebări cheie de natură tehnică pentru dezvoltatorii cu care vei negocia:

  • Unde vor fi stocate datele, vor fi folosite surse multiple?
  • Platforma este scalabilă?
  • Suportă mai multe conturi de utilizator?
  • Include vreun instrument de CRM?
  • Furnizorul de Business Intelligence oferă și soluții personalizate?

Analizează caracteristicile software-ului

Cu temele de mai sus făcute, poți trece la o minimă cercetare a pieței pentru a vedea care sunt principalii furnizori de Business Intelligence și poți demara discuția directă cu cei care se potrivesc cerințelor. În această etapă, poți examina opțiunile din piață în funcție de mai multe criterii, cu focus pe caracteristicile software-ului, de la securitate la mobilitate.

Iată câteva întrebări importante care ar trebui discutate cu furnizorul:

  • Software-ul este flexibil? Poate răspunde nevoilor actuale, dar și unor viitoare provocări?
  • Rapoartele și datele pot fi împărtășite în mediul extern în siguranță? Care este nivelul de securitate pentru datele private?
  • Tablourile de lucru pot fi personalizate? Poți crea mai multe astfel de tablouri?
  • Datele pot fi accesate și utilizate cu ușurință de pe dispozitive mobile (telefoane, tablete)?
  • Cât de ușor poți învăța platforma? Interfața este intuitivă și ușor de folosit?

În acest moment, piața de BI este generoasă și furnizorii pot oferi suite de aplicații, soluții flexibile, instrumente BI complexe. Mulți specialiști în domeniu recomandă utilizatorilor din companii să nu se concentreze pe a găsi soluția perfectă pentru ei, care rezolvă toate problemele și să nu se lase orbiți de multitudinea de opțiuni a unei platforme.

Este mult mai eficient să analizeze soluțiile care le rezolvă principalele probleme sau pe cele cu impact sporit și care îi pot susține să își atingă obiectivele de business.

Ce presupun implementarea și adopția

Să presupunem că găsești platforma potrivită pentru obiectivele și prioritățile organizației, însă cât este de accesibilă pentru utilizatorii finali din companie? Dacă o soluție de BI este implementată, însă nu este utilizată la potențialul ei, nu va fi eficientă și profitabilă. Știm că acest lucru nu este o opțiune pentru nimeni.

Prin urmare, este indicat să primești informații concrete despre etapele de implementare și adopție în companie. Trebuie să înțelegi în ce constă procesul de implementare, care sunt persoanele implicate și cât va dura. Din momentul în care soluția este instalată și setată, în cât timp se pot observa rezultate?

Foarte important este procesul de pregătire a utilizatorilor pentru folosirea soluției. La acest capitol, este bine să afli:

  • Ce tip de training este necesar pentru echipa din companie?
  • Poți crea un dashboard personalizat sau un raport special fără sprijinul specialiștilor de la IT?
  • Câtă intervenție din partea echipei de IT este necesară în procesul de utilizare și adopție?

Presiunea costurilor

Când ai restrâns lista de furnizori în funcție de criteriile tale, te poți concentra și pe analiza costurilor.

Indiferent de bugetul disponibil, dacă este mai permisiv sau clar limitat la o sumă, este eficient să cunoști toate tipurile de costuri implicate de achiziția și utilizarea unei soluții de BI. Astfel, te poți organiza mult mai bine din punct de vedere financiar. Este totuși posibil ca pe parcurs să intervină costuri suplimentare, care pot afecta agenda de implementare și chiar amenința finalizarea proiectului.

Primul cost este legat de software-ul în sine. Dincolo de el, trebuie să afli:

  • Care sunt costurile pentru training, suport, implementarea efectivă a soft-ului?
  • Care este taxa de licențiere?
  • Ce opțiuni și pachete de suport ulterior poți accesa?
  • Este nevoie să achiziționezi hardware?
  • Ce alte costuri suplimentare sunt?

Experiența ultimilor ani a arătat că prețurile fixe, stabilite de la început, sunt mai viabile, inclusiv când vine vorba de suport sau alte servicii suplimentare.

În procesul de selecție a unui furnizor de Business Intelligence este mai sănătos să îți asumi de la început că șansele de a găsi soluția perfectă, cu răspunsuri la toate problemele, sunt foarte mici. O platformă complexă, cu multiple opțiuni, un dezvoltator cunoscut la nivel mondial sau un preț mic nu sunt argumente suficiente pentru o decizie profitabilă.

Este indicat să te concentrezi pe furnizorul capabil să livreze platforma care se potrivește cel mai bine obiectivelor tale și care poate rezolva nevoile specifice și esențiale pentru business.