În cea de-a doua parte a ghidului nostru practic pentru clienți, îți aducem o listă a etapelor prin care trebuie să treci pentru a întregi procesul de selecție a unei companii furnizoare de software.

începem cu începutul. Din momentul când alegi o companie de software până în momentul când semnezi un contract pentru un proiect nou, se desfășoară o serie de întâlniri:

Companie-client nouă
Vânzări
Prevânzări
Serie de workshop-uri scurte (opțional)
Prezentarea ofertei
Negocierea și semnarea contractului
Ședință de proiect
Kick-off

Intâlnirile de vânzări

Prima întâlnire ar trebui să fie una senină, in care să iți cunoști mai bine viitorii parteneri de afaceri. Așadar, nicio decizie importantă nu trebuie luată și nici un plan de lucru nu trebuie așternut pe hârtie in timpul acestei conversații inițiale. Viitorul tău furnizon de software se va ocupa de bunul mers al întâlnirii, ce va fi alocată în cea mai mare parte prezentărilor de companie și produse.

Dat fiind faptul că și ei vor să te cunoască mai bine, furnizorii de software vor fi preocupați să exploreze nevoile tale de business și să afle ce viziune ai asupra aplicației pe care ți-o dorești.

De aici încolo, două direcții sunt posibile:

  1. Nevoilor de business ale companiei tale li se potrivește un produs existent în portofoliul furnizorilor de software. În cazul acesta, următoarele discuții se vor axa pe identificarea detaliilor de implementare. De exemplu, dacă se constată că ți se potrivește perfect esFields, compania de software va încerca să extragă din informațiile pe care i le dai, detalii de implementare precum: numărul de utilizatori, număr de localizări sau tipuri de formulare necesare. Acestea sunt necesare pentru întocmirea unui demo pentru tine. Detaliile de implementare sunt, de fapt, și conceptele principale ale aplicației.
  2. Soluția dorită pentru nevoia de business pe care ai exprimat-o se poate obține prin dezvoltare personalizată. Un mod de a porni pe această cale este elaborarea unui document de cerințe de business – o analiză detaliată care permite ambelor părți să prevadă cu precizie destul de mare rezultatul final, să estimeze costurile, să stabilească un termen de execuție etc. Documentul poate fi scris de tine, clientul, dacă ai un business analyst în compania ta, sau, dacă nu, de furnizorii de software. Un alt mod de a te pregăti pentru o dezvoltare personalizată este organizarea unor întâlniri suplimentare (workshop-uri). E o alternativă mai flexibilă, care se aplică atunci când nevoile tale de business încă nu sunt foarte bine definite. Compania de software va prelua acum responsabilitatea de a elabora o versiune mai simplă a documentului în cauză, mai degrabă o vedere de ansamblu asupra pașilor următori, ceea ce permite o preconizare a costurilor și timpului.

Bunele practici prevăd ca întâlnirea descrisă mai sus să fie “spartă” în mai multe întâlniri distincte. Astfel, concretizarea nevoii tale de business ar trebui să fie punctul final inclus în întâlnirea de vânzări. O detaliere a acestei nevoi (punctele a. și b.) ar putea să aibă loc în etapa de prevânzări. De notat e, totuși, că “agendele” celor două întâlniri pot foarte bine să se contopească, în funcție de cum lucrează compania ta.

*Un mic sfat: pentru a te asigura că business-ul tău e în siguranță și pentru a beneficia la maximum de schimbul de informații, nu uita să semnezi un contract de confidențialitate (NDA) înainte de a demara discuțiile de mai sus! Ai o versiune standard a contractului? Dacă nu ai, cere companiei de software!

Prezentarea ofertei trebuie să conțină: resursele implicate, timpul de execuție estimat, o imagine a rezultatului final, costurile estimate. Din acest moment, decizia e în mâinile tale. Odată ce îți dai acceptul, urmeazănegocierea și semnarea contractului, apoi ședința de proiect ca ultimă pregătire înainte de kick-off.

La final, ce trebuie să știi e că orice proiect implică riscuri. Iată care sunt cele mai mari dintre ele:

 

  1. Proiectul nu este finalizat în termenul stabilit și/sau depășește bugetul alocat. Ai la îndemână o strategie de evitare și trebuie să aibă rădăcinile în faza de analiză; asigură-te că cerințele de business sunt clar definite și păstrează mereu controlul asupra modului cum sunt transpuse tehnic de echipa de dezvoltare. Și neapărat cere versiuni intermediare!
  2. Noua aplicație software va întâmpina rezistență din partea utilizatorilor. E mai degrabă o provocare internă, însă este mai putin probabil să apară dacă poți să gestionezi tranziția și furnizorul de software a făcut tot posibilul să creeze o aplicație novatoare și realmente utilă pentru oamenii care o vor folosi.

Ai rămas cu nelămuriri după ce ai citit articolul? Ia legătura cu noi!