Iată-l: propriul nostru ghid practic despre cum să începi o colaborare cu o companie de dezvoltare software – și să obții cât mai mult din ea!

Dacă ai deja ceva experiență în colaborări de acest gen, atunci cu siguranță articolul ce urmează nu va fi o surpriză. Mai degrabă îți va servi ca termen de comparație pentru experiențele pe care le-ai avut deja. Dacă însă iei pentru prima oară inițiativa, probabil vei găsi ghidul foarte util.

Află ce fel de client ești

Când vine vorba de relația dintre o companie-client și un furnizor de produse și servicii software, pot exista două scenarii. Plecând de la experiențele tale anterioare în calitate de client, te poți afla într-una dintre următoarele situații: A) ești un client cu totul nou al unei companii alese de tine, sau B) ești un client mai vechi al unei companii de software și te gândești să demarezi împreună cu ea un proiect nou.

Indiferent unde te situezi, un lucru este cert: ai ajuns în faza de a căuta o companie de software fiindcă ți-ai conturat un set de nevoi sau cerințe de business. Da, ai intuit corect: fiecare inițiativă începe cu tine, clientul, care trebuie să realizeze o evaluare internă a oportunității unui proiect de acest fel.

Să luăm mai întâi scenariul A: reprezinți o companie-client nouă. Probabil că ai intrat în contact cu furnizori de software la un moment dat în existența companiei tale, deci cunoști deja procesul de începere a unei colaborări. La fel de bine, este posibil să nu fi lucrat niciodată cu furnizori de software, așa că ești pe cale să afli ce implică acest proces. Indiferent de gradul tău de cunoaștere sub acest aspect, practic organizezi în acel moment un proces de selecție în care se vor angrena mai multe companii de profil care concurează pentru a deveni furnizorul tău de produse sau servicii software.

Acum să presupunem că ocupi un loc în scenariul B: reprezinți o companie-client existentă. Având în vedere că probabil lucrezi cu o companie de software de ceva vreme, procesul despre care vorbeam îți este deja familiar și obiectivul tău la ora asta este să reînnoiești parteneriatul cu un proiect proaspăt.

Mai jos am enumerat tipurile de întâlniri la care o companie ia parte după ce decide să înceapă un parteneriat cu un furnizor de software și cum aceste întâlniri diferă de la un scenariu la altul:

Companie-client nouă Companie-client existentă
Vânzări
Prevânzări
Serie de workshop-uri scurte (opțional) Clarificarea cerințelor
Prezentarea ofertei Evaluare de buget și timp de implementare (via email)
Negocierea și semnarea contractului Aprobarea evaluării
Ședință de proiect Ședință de proiect
Kick-off Kick

Procesul de selecție începe cu o întâlnire de vânzări. Pentru cel mai bun rezultat, oamenii care ar trebui să participe la această întâlnire inițială, din partea companiei tale, sunt: un specialist în achiziții, un specialist în procese de business, și, opțional, un specialist în IT. Cel mai probabil, oamenii care li se vor alătura din partea viitorilor tăi furnizori de software sunt un specialist în vânzări și un manager de cont client.

Dacă totul merge bine și ai hotărât care dintre companii este potrivită pentru tine, următorul pas este o întâlnire de prevânzări. Acum trebuie să te aștepți să vezi specialiști de formație tehnică. Pe când o întâlnire de vânzări nu cere prezența unui specialist în IT, o întâlnire de prevânzări nu poate avea loc fără el.

Workshop-urile sunt opționale. Ele sunt de ajutor în cazul în care cerințele tale nu sunt încă foarte bine definite.

Următoarea întâlnire pe listă: prezentarea ofertei. Acest pas este îndeplinit tot de un specialist în vânzări. Ideal este ca furnizorul tău de software să îți prezinte la întâlnire timpul de implementare, bugetul și resursele alocate proiectului.  În plus, este important să stabiliți împreună metodologia de proiect (de exemplu, Waterfall sau Agile), într-o discuție care îți va asigura o înțelegere profundă a modului în care se va derula proiectul și ce resurse interne va trebui să mobilizezi – asta va ușura procesul de planificare și estimare a costurilor interne.

Odată ce oferta a fost acceptată, specialistul în achiziții are posibilitatea să negocieze termenii contractului, dar chiar și părți ale ofertei. Ce urmează este semnarea contractului.

Ședința de proiect ulterioară semnării contractului privește alinierea părților implicate. Startul proiectului se numește kick-off și urmează întocmai metodologia asupra căreia s-a convenit.

Ești nerăbdător să afli mai multe detalii privitor la cele două scenarii posibile?  Urmează cel de-al doilea articol din seria noastră!