În contextul în care fiecare organizație se confruntă, în mod constant, cu schimbarea, EXE Software a făcut o analiză despre cum adaptarea și optimizarea continuă a proceselor interne de business asigură creșterea și profitabilitatea afacerii.

Studiile recente arată că interesul companiilor pentru soluții de management al proceselor de business va crește semnificativ, în perioada 2019-2025, pe fondul progresului realizat, în ultimii ani, în tehnologii precum Inteligență Artificială (AI), Internet of Things (IoT), Cloud Computing sau BigData”, declară Gabriel Cosmescu, unul din fondatorii EXE Software.

Mai exact, când vorbim despre optimizarea proceselor de business, ne referim la acele acțiuni întreprinse, prin care vechile procese sunt luate, analizate și transformate în unele noi, mai eficiente.

Dacă am rezuma pașii de urmat pentru optimizarea proceselor, am puncta următoarele aspecte:

  • identificarea proceselor cu probleme sau a celor ineficiente;
  • descrierea cât mai exactă și detaliată a acestor procese; în acest context, așa numitele „process flowcharts” ar putea fi de real ajutor;
  • analizarea pe etape a cum se desfășoară, pas cu pas, aceste procese;
  • optimizeaza proceselor prin restructurare sau automatizare sau adoptarea unor tehnologii care vor schimba complet modul de funcționare a acestora.

Pentru a explica mai bine cum poate ajuta tehnologia în eficientizarea proeceselor de business, putem lua exemplul a două soluții de software, care pot îmbunătăți considerabil procesele din compania ta:

Task Management Software

Prin adoptarea unui astfel de software, vei îmbunătăți instantaneu eficiența afacerii tale și, foarte important, fără a schimba nimic în procesele tale de business.

O astfel de soluție te va ține la curent cu toate sarcinile și îți va reaminti, de fiecare dată, care sunt termenele lor de realizare. În plus, este mult mai ușor să adaugi o nouă sarcină online și să o repartizezi oamenilor din echipa ta, decât să trimiți un e-mail detaliat și să speri că nu se va „pierde” sau că nu va fi trecut cu vederea;

Workflow Management Software

Acesta este un exemplu mai orientat spre proces și, în loc să monitorizezi manual fluxurile de lucru prin mail, telefon sau chat, poți utiliza un sistem dedicat pentru a-ți gestiona toate procesele într-un singur dashboard. Acest lucru poate elimina automat o mulțime de probleme, cum ar fi procese nestandardizate, căci este greu să-ți convingi toți oamenii să urmeze proceduri de lucru stricte, însă cu ajutorul unei soluții de Workflow Management poți avea siguranța că toată lumea completează fiecare etapă a procesului în ordinea corectă.

De asemenea, urmărirea și analiza vor fi mai ușoare, fără să mai fie nevoie să supraveghezi manual procesul și teremenele de realizare și nici să măsori eficiența cu dificultate, căci prin software poți avea toate datele imediat și centralizate.

Analizând soluțiile de optimizare a proceselor de business, EXE Software a identificat trei greșeli frecvente, pe care companiile le pot face, atunci când pleacă la drum într-un astfel de demers și care pot periclita toate eforturile depuse:

1. Investiție în tehnologii, înainte de a defini clar nevoile de business.Tehnologia nu va rezolva de la sine toate problemele, ci este crucial să începi cu o viziune clară asupra a ceea ce vrei să obții prin implementarea ei. Realizează, mai întâi, schemele complete ale proceselor interne, așa cum se desfășoară ele, în prezent și identifică părțile pe care le dorești susținute și îmbunătățite cu ajutorul tehnologiei;

2. Procesele nu sunt îmbunătățite, înainte de a fi implementate în sistemul informatic. Odată ce ai cartografiat procesele „as is”, este esențial să examinezi oportunitățile de îmbunătățire, înainte de automatizare. În caz contrar, riști să nu obții beneficiile scontate prin implementerea soluției informatice de management al proceselor;

3. Optimizarea proceselor de business este doar un proiect IT. Da, managementul proceselor de business are o componentă IT importantă, dar transferul întregii responsabilități către departamentul IT nu este deloc o rețetă de succes. În cele din urmă, este vorba despre procese de business și nu despre tehnologie. De aceea, nu numai implicarea, ci și responsabilizarea utilizatorilor finali este esențială, optimizarea proceselor de business nefiind doar o inițiativă tehnologică impusă organizației.