Prezentarea companiei

SNAM S.A. este o companie cu capital integral de stat, care activează în domeniul cercetării, explorării și exploatării resurselor de apă minerală naturală din România. Societatea Națională a Apelor Minerale a fost fondată în anul 1997 și a reușit să acopere aproximativ 75% din piața specializată, ajungând până în 2009 principalul furnizor de apă ca materie primă. În prezent, este cea mai mare companie în ceea ce privește extracția și distribuția de apă minerală pentru îmbuteliat din țara. Deși prețul de vânzare este stabilit de Ministerul Finanțelor Publice, SNAM este o insituție independentă din punct de vedere financiar.

Rezumat

În prezent, SNAM își desfășoară activitatea în numeroase locații din România. Societatea operează în cinci zone de explorare, mai mult de treizeci de zone de exploatare și are parteneriate cu numeroase asociații de turism balnear, consilii locale și aproximativ treizeci de companii de îmbuteliere de renume din toată țara. Așadar, la fiecare punct de extracție și distribuție este necesară gestionarea unor volume foarte mari de informații. Inițial, procesul de colectare și raportare de date era făcut de către angajații din teren în mod manual, folosind fișe în format fizic. Aceasta însă nu era o metodă eficientă, având în vedere că datele erau dificil de centralizat și rapoartele finale erau greu de construit. Cu trecerea timpului, atât SNAM cât și tehnologia au evoluat, iar nevoia angajaților de a folosi un sistem automatizat performat pentru colectarea datelor din teren a crescut. Principalul motiv pentru care EXE Software a fost ales ca și furnizor este fiabilitatea: un produs solid și performant, dezvoltat de o echipă de oameni care își îndeplinesc mereu promisiunile. În plus, și prețul convenabil a fost un mare avantaj. Astfel, parteneriatul cu EXE a demarat în decembrie 2015, când SNAM a început să folosească esFields și esReports (o soluție integrată dedicată raportării datelor). Sistemul a devenit funcțional încă din prima zi după instalare și a fost folosit nu doar pentru a colecta informații, dar și pentru a urmări activitatea angajaților. Pe lângă implementarea propriu-zisă, EXE oferă și servicii de suport atunci când este nevoie, și după un an de colaborare, ambele companii au obținut rezultate benefice.

Provocările

Înainte de a începe colaborarea cu EXE Software, SNAM avea trei mari probleme în ceea ce privește culegerea de date și procesul de raportare.

Informațiile erau colectate în format fizic

Procesul de colectare de date necesită o îmbunătățire cât mai rapidă, având în vedere că informațiile erau culese folosind formulare în format fizic, ce trebuiau ulterior centralizate la sediul SNAM. Orice schimbare de format ar fi fost greu de implementat, așadar era necesară o soluție ce poate răspunde acestei nevoi în cel mai scurt timp.

Rapoartele erau construite manual

Procesul de centralizare a informației era dificil și de lungă durată. Crearea rapoartelor se făcea manual de către specialiști din industrie și ocupa timp prețios ce putea fi mai degrabă folosit pentru analizarea și interpretarea datelor.

Urmărirea și organizarea angajaților din teren

Urmărirea și organizarea angajaților din teren poate fi o sarcină foarte dificilă pentru o companie a cărei activitate depinde de colectarea unor informații exacte și deosebit de importante din diverse locații.

Soluția

Având în vedere că aceste trei probleme împiedicau SNAM să colecteze și să livreze date exacte la timp, societatea a decis că este nevoie să folosească o soluție automatizată care să se plieze pe nevoile sale specifice.
Produsul prezentat de EXE Software a fost ales față de cele ale competitorilor, întrucât a reprezentat o soluție de încredere ce putea rezolva provocările cu care SNAM se confrunta. În plus, conținea și o soluție integrată pentru raportare, durata de implementare era mai scurtă, iar costurile erau mai mici.

Implementarea soluției în două etape

Pentru a se asigura că softwareul de colectare de date este instalat corect și nu va cauza probleme de infrastructură, echipa EXE Software a propus ca implementarea să se desfășoare în două etape. Prima etapă a constat în instalarea inițială a softwareului esFields, precedată de testarea manuală și automată, pentru a evidenția potențialele probleme de infrastructură. Etapă inițială a avut loc în decembrie 2015. A două etapă s-a desfășurat în Ianuarie 2016, ca urmare a actualizării infrastructurii, și de atunci esFields a funcționat fără vreo problemă majoră.

Optimizarea procesului de colectare

Cu ajutorul esFields, echipa SNAM poate solicita divserse schimbări ale formularului de culegere de date, iar acestea pot fi implementate cu ușurință în cel mai scurt timp. În plus, se pot colecta parametrii exacți de la punctele de extragere și distribuție, se poate ține evidența măsurătorilor și se pot crea în mod automat rapoartele necesare, și astfel se economisește timpul ce poate fi ulterior investit în interpretarea informațiilor obținute. Mai mult, prin intermediul esFields, datele pot fi stocate și accesate ulterior pentru diverse rapoarte.

Soluția este funcțională și offline

Produsul esFields a fost creat pentru a putea fi independent de o conexiune la internet, ceea ce înseamnă că poate colecta informații și atunci când este offline. Această caracteristică este una foarte importantă în special pentru angajații din teren, care își pot desfășura activitatea în continuare, deși la punctele de extracție și distribuție conexiunea la internet este una slabă. Odată ce utilizatorul se poate conecta la internet, toate datele se sincronizează.

Rapoarte ușor de creat și de folosit

Cu ajutorul unei hărți, SNAM poate supraveghea punctele de extracție și distribuție și poate observa unde s-au sincronizat datele în urma conectării la internet. Harta este generată în bază unor parametrii aleși de către utilizator, cum ar fi: tip de utilizator, numele unui anumit utilizator, o perioadă determinată de timp sau denumirea unui punct de extracție sau distribuție.

“Folosirea esFields și esReports a însemnat pentru noi mai mult decât eliminarea formularelor în format fizic, a însemnat că putem lua decizii mult mai repede și putem să acționăm în consecință.” A spus Paul Dăscălita, IT Manager SNAM, cu privire la soluția oferită de EXE Software.

Testimonial

“Dupa o serie de discuții, am decis să alegem EXE Software pentru că ne-au lăsat impresia unei echipe de încredere, și până în momentul de față s-au și comportat ca atare. Încă de la începutul parteneriatului, comunicarea a fost una foarte eficientă și nu am întâmpinat niciun fel de problemă. Dacă vrei să obții mai mult control asupra proceselor companiei tale, ai nevoie de o soluție de software care să susțină întreaga activitate, și acesta este lucrul pe care esFields îl face pentru noi. Specialiștii de la EXE au fost alături de noi încă de la început, ajutându-ne în fiecare etapă a procesului de implementare și configurare. În acest fel, putem spune că am beneficiat din plin de toate caracteristicile esFields.”
Adrian Bratu, General Director – Societatea Națională a Apelor Minerale